Rekrytointirekisteri

Legitimate interest

The purpose of the register is the recruitment of the company's personnel. The recruitment register has been established for the controller for the purpose of recruiting employees.

The controller has the right to use subcontractors to manage the recruitment process. Personal data may then be transferred to subcontractors to the extent necessary to provide the services (for example to store data on a server administered by a third party on the controller's behalf).

In personality tests, psychological assessments and similar, the legal basis for the processing is the data subject's consent.

A job applicant (and an employee) can reasonably expect their personal data to be processed for the purposes described in this notice, and the processing is justified on the basis of a balancing of the interests of the controller and the data subject, as the effect of the processing on the data subject is favourable (processing of personal data relating to recruitment) and measures protecting the data subject's interests have been applied to the processing (balancing test).

The controller has the right to process personal data on the basis of legitimate interest, except where the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject requiring the protection of personal data override those interests.

Name, contact details, visual data, educational and professional information.

The controller's personnel for whom the personal data is necessary in connection with performing their work. In addition, data may be disclosed to service providers that process personal data on the controller's behalf in accordance with the obligation of confidentiality and the data protection obligations of the contract.

Personal data may also be disclosed within the limits permitted and required by the legislation in force at any given time, for example to authorities that have a right to obtain the data.

Right to withdraw consent where the legal basis for the processing is consent:

By notifying the controller at the contact details given in the contact point.

• name
• address
• telephone number
• email address
• photograph (or video)
• basic education and degrees, with the dates of completion
• other education completed
• skills in using applications and programs, other special expertise
• language skills
• current duties (employer, job title and job description)
• most important previous duties (employer, job title and job description)
• referees
• a possible photograph of the applicant
• CV
• other information provided by the data subject themselves

The primary source of the data stored in the register is the data subject, i.e. the job applicant themselves. In addition, the data consists of information recorded during the recruitment process. Other possible sources of data are used within the limits laid down by law.

Providing personal data is a statutory requirement for the job applicant that is necessary in order to conclude an employment contract.

The personal data of data subjects is retained in the register for 2 years from the submission of the job application, after which it is anonymised.

Data in the register is not disclosed to third parties unless this is necessary for the recruitment.

Data in the register is not transferred outside the EU or the EEA.

Employment contracts are kept in a locked cabinet to which only the archivist has access.

All other material relating to the register is in electronic form only and the data is processed electronically only. Access to the data in the register is limited to those persons, and to the extent, required by work management, supervision, payroll or the management of other matters relating to the employment relationship. The register is kept on a protected server located in Finland.

The protection and processing of the data in this register complies with the provisions and principles of data protection legislation, the requirements of the authorities and good data processing practice.

Access to the data in the register is limited to those persons, and to the extent, required by the management of matters relating to recruitment measures. The register is kept on a protected server located in Finland.

Data processed in information systems is protected against external use by network access login and by user-specific access rights.

The protection and processing of the data in this register complies with the provisions and principles of data protection legislation, the requirements of the authorities and good data processing practice.

The processing of personal data in recruitment does not involve automated decision-making. If, in some part of the recruitment process, a job applicant's personal characteristics are assessed in a way that involves profiling, purpose-specific consent for the processing is requested.

The data subject has the right to check what data concerning them is held in the register. A request for access must be made from an identifiable email address to the controller's contact point.

The data subject does not have the right to transfer data from one system to another.

Personal data in the register that is incorrect, unnecessary, incomplete or out of date for the purpose of the processing must be rectified, erased or completed.

A correction request must be made from an identifiable email address to the controller's contact point. The request must specify which data is required to be corrected and on what grounds. The correction is carried out without delay.

The correction of an error is notified to the party from whom the incorrect data was received or to whom the data has been disclosed. If a correction request is refused, the person responsible for the register issues a written statement setting out the reasons for the refusal. The person concerned may refer the refusal to the data protection supervisory authority for a decision.

The data subject has the right to request the restriction of processing, for example if the personal data in the register is incorrect. Requests must be made from an identifiable email address to the controller's contact point.

The data subject has the right to request the personal data concerning them and the right to request the rectification or erasure of their personal data. Requests must be made from an identifiable email address to the controller's contact point.

If you consider that the processing of your personal data has infringed the General Data Protection Regulation, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority.

You may also lodge the complaint in the Member State in which you have your habitual residence or place of work.

The contact details of the supervisory authorities are: Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid, Spain, tel. +34 901 100 099 / +34 912 663 517, www.aepd.es. As the controller also operates in Finland, a complaint may also be lodged with the Office of the Data Protection Ombudsman, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, postal address P.O. Box 800, 00531 Helsinki, tel. +358 29 566 6700, tietosuoja@om.fi, www.tietosuoja.fi.

The data subject has the right to prohibit the disclosure and processing of their data and/or to be forgotten entirely, where the legal basis for the processing and other requirements permit this.

Interés legítimo

La finalidad del fichero es la selección de personal de la empresa. El fichero de selección de personal se ha creado para el responsable del tratamiento con el fin de contratar empleados.

El responsable del tratamiento tiene derecho a recurrir a subcontratistas para gestionar el proceso de selección. En tal caso, los datos personales pueden transferirse a los subcontratistas en la medida necesaria para prestar los servicios (por ejemplo, para conservar los datos en un servidor administrado por un tercero por cuenta del responsable del tratamiento).

En las pruebas de personalidad, las evaluaciones psicológicas y similares, la base jurídica del tratamiento es el consentimiento del interesado.

El candidato (y el empleado) puede esperar razonablemente que sus datos personales se traten para las finalidades descritas en esta información, y el tratamiento está justificado sobre la base de la ponderación entre los intereses del responsable del tratamiento y los del interesado, ya que el efecto del tratamiento sobre el interesado es favorable (tratamiento de datos personales relacionado con la selección de personal) y se han aplicado al tratamiento medidas que protegen los intereses del interesado (ponderación de intereses).

El responsable del tratamiento tiene derecho a tratar datos personales sobre la base del interés legítimo, salvo cuando prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado que requieran la protección de los datos personales.

Nombre, datos de contacto, datos visuales, información académica y profesional.

El personal del responsable del tratamiento para el que los datos personales resulten necesarios en relación con el desempeño de su trabajo. Además, los datos pueden cederse a proveedores de servicios que tratan datos personales por cuenta del responsable del tratamiento conforme al deber de confidencialidad y a las obligaciones de protección de datos del contrato.

Los datos personales también pueden cederse dentro de los límites permitidos y exigidos por la legislación vigente en cada momento, por ejemplo a las autoridades que tengan derecho a obtenerlos.

Derecho a retirar el consentimiento cuando la base jurídica del tratamiento sea el consentimiento:

Comunicándolo al responsable del tratamiento en los datos de contacto indicados en el punto de contacto.

• nombre
• dirección
• número de teléfono
• dirección de correo electrónico
• fotografía (o vídeo)
• formación básica y titulaciones, con sus fechas de obtención
• otra formación cursada
• conocimientos de aplicaciones y programas, otros conocimientos específicos
• conocimientos de idiomas
• puesto actual (empleador, denominación del puesto y descripción de funciones)
• puestos anteriores más relevantes (empleador, denominación del puesto y descripción de funciones)
• referencias
• posible fotografía del candidato
• currículum
• otra información facilitada por el propio interesado

La fuente principal de los datos almacenados en el fichero es el interesado, es decir, el propio candidato. Además, los datos se componen de la información registrada durante el proceso de selección. Otras posibles fuentes de datos se utilizan dentro de los límites establecidos por la ley.

La comunicación de los datos personales es un requisito legal para el candidato, necesario para la celebración del contrato de trabajo.

Los datos personales de los interesados se conservan en el fichero durante 2 años desde la presentación de la candidatura, tras lo cual se anonimizan.

Los datos del fichero no se ceden a terceros salvo que resulte necesario para la selección de personal.

Los datos del fichero no se transfieren fuera de la UE ni del EEE.

Los contratos de trabajo se conservan en un armario cerrado con llave al que solo tiene acceso la persona encargada del archivo.

Todo el resto del material relativo al fichero se encuentra únicamente en formato electrónico y los datos se tratan solo por medios electrónicos. El acceso a los datos del fichero se limita a las personas y en la medida en que lo exija la dirección del trabajo, la supervisión, la elaboración de nóminas o la gestión de otras cuestiones relacionadas con la relación laboral. El fichero se conserva en un servidor protegido situado en Finlandia.

En la protección y el tratamiento de los datos del fichero se observan las disposiciones y los principios de la normativa de protección de datos, las instrucciones de las autoridades y las buenas prácticas en el tratamiento de la información.

El acceso a los datos del fichero se limita a las personas y en la medida en que lo exija la gestión de las cuestiones relacionadas con las actuaciones de selección de personal. El fichero se conserva en un servidor protegido situado en Finlandia.

Los datos tratados en los sistemas de información están protegidos frente al uso externo mediante el inicio de sesión con derechos de acceso a la red y mediante permisos de acceso específicos para cada usuario.

En la protección y el tratamiento de los datos del fichero se observan las disposiciones y los principios de la normativa de protección de datos, las instrucciones de las autoridades y las buenas prácticas en el tratamiento de la información.

El tratamiento de datos personales en la selección de personal no incluye decisiones automatizadas. Si en alguna fase del proceso de selección se evalúan las características personales del candidato de un modo que implique elaboración de perfiles, se solicita el consentimiento específico para esa finalidad del tratamiento.

El interesado tiene derecho a comprobar qué datos suyos figuran en el fichero. La solicitud de acceso debe realizarse desde una dirección de correo electrónico identificable al punto de contacto del responsable del tratamiento.

El interesado no tiene derecho a transferir los datos de un sistema a otro.

Los datos personales del fichero que resulten inexactos, innecesarios, incompletos o desactualizados para la finalidad del tratamiento deberán rectificarse, suprimirse o completarse.

La solicitud de rectificación debe realizarse desde una dirección de correo electrónico identificable al punto de contacto del responsable del tratamiento. En la solicitud debe especificarse qué datos se solicita rectificar y por qué motivo. La rectificación se lleva a cabo sin dilación.

La rectificación de un error se comunica a la parte de la que se obtuvieron los datos incorrectos o a la que se cedieron los datos. Si se deniega una solicitud de rectificación, la persona responsable del fichero emite una declaración por escrito en la que se indican los motivos de la denegación. La persona interesada puede someter la denegación a la resolución de la autoridad de control en materia de protección de datos.

El interesado tiene derecho a solicitar la limitación del tratamiento, por ejemplo si los datos personales que constan en el fichero son inexactos. Los contactos deben realizarse desde una dirección de correo electrónico identificable al punto de contacto del responsable del tratamiento.

El interesado tiene derecho a solicitar los datos personales que le conciernen, así como a solicitar la rectificación o la supresión de sus datos personales. Las solicitudes deben realizarse desde una dirección de correo electrónico identificable al punto de contacto del responsable del tratamiento.

Si considera que el tratamiento de sus datos personales ha infringido el Reglamento General de Protección de Datos, tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control.

También puede presentar la reclamación en el Estado miembro en el que tenga su residencia habitual o su lugar de trabajo.

Los datos de contacto de las autoridades de control son: Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid, tel. 901 100 099 / 912 663 517, www.aepd.es. Dado que el responsable del tratamiento opera también en Finlandia, la reclamación puede presentarse asimismo ante la Oficina del Defensor de la Protección de Datos (Tietosuojavaltuutetun toimisto), Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, apartado de correos 800, 00531 Helsinki, tel. +358 29 566 6700, tietosuoja@om.fi, www.tietosuoja.fi.

El interesado tiene derecho a oponerse a la cesión y al tratamiento de sus datos y/o a ser olvidado por completo, siempre que la base jurídica del tratamiento y los demás requisitos lo permitan.