Sopimusrekisteri

Legitimate interest

The purpose of the register is to maintain, administer, archive and process the contracts of the organisation's customers and other stakeholders and to manage the customer relationship.

The data may be used to develop the controller's operations, for statistical purposes and to produce more personalised, targeted content. Personal data is processed within the limits permitted and required by the General Data Protection Regulation.

The data in the register may be used in the controller's own registers, for example to target advertising, without disclosing personal data to external parties. The organisation may use partners to maintain the customer and service relationship, in which case parts of the register data may be transferred to the partner's servers for technical reasons. The data is processed solely for maintaining the customer relationship of the controller organisation through technical interfaces.

The controller must process personal data in order to carry out tasks relating to its business. In this context, the processing of personal data cannot necessarily be justified on the basis of a legal obligation or a contract concluded with the individual.

In a balancing test, the controller has established that legitimate interest is an appropriate legal basis for the processing, having regard to the nature and scope of the processing and to the exercise of the rights and freedoms of data subjects.

The controller has assessed that activity based on legitimate interest does not cause serious harm to the rights and freedoms of the individuals concerned (data subjects).

Name, organisation represented, contact details, matters agreed in the contract.

The controller's personnel and, where applicable, outsourcing partners (financial administration, information management, debt collection etc.).

The contract register contains the following data:

• The person's first name and surname
• The organisation represented
• Business ID
• Email address
• Postal address
• Telephone number
• Services ordered
• Other jointly agreed business matters

Telephone and other electronic means of communication.

Data may also be obtained from subcontractors involved in using or producing the service.

Information about customers' other activities in the digital environment may be obtained from partners' websites, information systems or other digital sources that are accessed via an electronic invitation (link), through cookies or by using credentials issued to customers.

The data in the contract register is used only by the controller, except when an external service provider is used either to produce a value-added service or to support a credit decision.

Data is not disclosed outside the controller organisation or for the use of its partners, except in matters relating to credit applications, debt collection or invoicing, and where required by law. The personal data of a registered user is destroyed at the user's request unless legislation, outstanding invoices or debt collection measures prevent the erasure of the data.

Data in the contract register is retained for 10 years from the end of the contract.

The data in the register is used only by the controller, except when an external service provider is used either to produce a value-added service or to support a credit decision.

Data is not disclosed outside the controller or for the use of its partners, except in matters relating to credit applications, debt collection or invoicing, and where required by law.

The personal data of a registered user is destroyed at the user's request unless legislation, outstanding invoices or debt collection measures prevent the erasure of the data.

Data in the register is not routinely transferred outside the EU or the EEA. It is nevertheless possible that service providers outside the EU/EEA are used in the processing, or that the clouds of service providers are located outside the EU/EEA. In such cases the transfer is based on standard contractual clauses (SCC), and additional safeguards are applied to transfers, such as internal guidance (on the pseudonymisation of personal data and similar measures) and, where the situation requires it, a transfer impact assessment (TIA).

Where the organisation processing the personal data has committed to the EU-US Data Privacy Framework (DPF), that framework is used as the basis for the transfer while it remains in force.

Contact details collected in the use of the register for its intended purpose and other documents containing customer data that are processed manually are kept, after initial processing, in locked and fire-safe storage facilities. Only designated employees who have signed a confidentiality undertaking are entitled to process manually stored customer data.

The protection and processing of the data in this register complies with the provisions and principles of data protection legislation, the requirements of the authorities and good data processing practice.

Only designated employees of the organisation and of companies acting on its behalf are entitled to use the contract register and to maintain its data. Each designated user has their own personal user ID and password. Every user has signed a confidentiality undertaking.

The system is protected by a firewall that protects the system against connections from outside.

The protection and processing of the data in this register complies with the provisions and principles of data protection legislation, the requirements of the authorities and good data processing practice.

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The data subject has the right to check what data concerning them is held in the register. A request for access must be made from an identifiable email address to the controller's contact point.

The data subject has the right to prohibit the processing and disclosure of their data for direct advertising, distance selling and direct marketing and for market and opinion research by contacting the controller's customer service point.

The data subject has the right to transfer their own data from one system to another.

A transfer request must be made from an identifiable email address to the controller's contact point.

Personal data in the register that is incorrect, unnecessary, incomplete or out of date for the purpose of the processing must be rectified, erased or completed.

A correction request must be made from an identifiable email address to the controller's contact point.

The request must specify which data is required to be corrected and on what grounds. The correction is carried out without delay.

The correction of an error is notified to the party from whom the incorrect data was received or to whom the data has been disclosed. If a correction request is refused, the person responsible for the register issues a written statement setting out the reasons for the refusal. The person concerned may refer the refusal to the data protection supervisory authority for a decision.

The data subject has the right to request the restriction of processing, for example if the personal data in the register is incorrect. Requests must be made from an identifiable email address to the controller's contact point.

The data subject has the right to request the personal data concerning them and the right to request the rectification or erasure of their personal data. Requests must be made from an identifiable email address to the controller's contact point.

If you act as a contact person for a company or organisation, your data cannot be erased during this period.

If you consider that the processing of your personal data has infringed the General Data Protection Regulation, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority.

You may also lodge the complaint in the Member State in which you have your habitual residence or place of work.

The contact details of the supervisory authorities are: Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid, Spain, tel. +34 901 100 099 / +34 912 663 517, www.aepd.es. As the controller also operates in Finland, a complaint may also be lodged with the Office of the Data Protection Ombudsman, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, postal address P.O. Box 800, 00531 Helsinki, tel. +358 29 566 6700, tietosuoja@om.fi, www.tietosuoja.fi.

The data subject has the right to prohibit the disclosure and processing of their data for direct advertising and other marketing purposes, to require the anonymisation of the data where applicable, and to be forgotten entirely after the contract has lapsed.

Interés legítimo

La finalidad del fichero es mantener, gestionar, archivar y tramitar los contratos de los clientes y de otras partes interesadas de la organización, así como gestionar la relación con el cliente.

Los datos pueden utilizarse para el desarrollo de la actividad del responsable del tratamiento, con fines estadísticos y para producir contenidos más personalizados y segmentados. Los datos personales se tratan dentro de los límites permitidos y exigidos por el Reglamento General de Protección de Datos.

Los datos del fichero pueden utilizarse en los ficheros propios del responsable del tratamiento, por ejemplo para segmentar la publicidad, sin ceder datos personales a terceros. La organización puede recurrir a colaboradores para mantener la relación con el cliente y el servicio, en cuyo caso partes de los datos del fichero pueden transferirse a los servidores del colaborador por motivos técnicos. Los datos se tratan únicamente para el mantenimiento de la relación con el cliente de la organización responsable del tratamiento a través de interfaces técnicas.

El responsable del tratamiento debe tratar datos personales para poder desempeñar las tareas propias de su actividad empresarial. En este contexto, el tratamiento de datos personales no siempre puede justificarse en una obligación legal ni en un contrato celebrado con la persona interesada.

En una ponderación de intereses, el responsable del tratamiento ha determinado que el interés legítimo constituye una base jurídica adecuada para el tratamiento, atendiendo a la naturaleza y el alcance del tratamiento y al ejercicio de los derechos y libertades de los interesados.

El responsable del tratamiento ha valorado que la actividad basada en el interés legítimo no causa un perjuicio grave a los derechos y libertades de las personas afectadas (los interesados).

Nombre, organización representada, datos de contacto, cuestiones acordadas en el contrato.

El personal del responsable del tratamiento y, cuando proceda, los socios de externalización (administración financiera, gestión informática, cobro de deudas, etc.).

El fichero de contratos contiene los siguientes datos:

• Nombre y apellidos de la persona
• La entidad representada
• Número de identificación fiscal (NIF/CIF)
• Dirección de correo electrónico
• Dirección postal
• Número de teléfono
• Servicios contratados
• Otras cuestiones empresariales acordadas conjuntamente

Teléfono y otros medios de comunicación electrónicos.

También pueden obtenerse datos de subcontratistas que participan en el uso o la prestación del servicio.

La información sobre otras actividades de los clientes en el entorno digital puede obtenerse de los sitios web, sistemas de información u otras fuentes digitales de los colaboradores a los que se accede mediante una invitación electrónica (enlace), mediante cookies o utilizando las credenciales facilitadas a los clientes.

Los datos del fichero de contratos se utilizan únicamente por el responsable del tratamiento, salvo cuando se recurre a un proveedor de servicios externo para prestar un servicio de valor añadido o para respaldar una decisión crediticia.

Los datos no se ceden fuera de la organización responsable del tratamiento ni para uso de sus colaboradores, salvo en asuntos relacionados con solicitudes de crédito, cobro de deudas o facturación, y cuando la ley así lo exija. Los datos personales de la persona registrada se destruyen a petición del usuario, salvo que la legislación, las facturas pendientes o las actuaciones de cobro impidan la supresión de los datos.

Los datos del fichero de contratos se conservan durante 6 años a contar desde la finalización del contrato, conforme al plazo de conservación de la documentación mercantil establecido en la legislación española.

Los datos del fichero se utilizan únicamente por el responsable del tratamiento, salvo cuando se recurre a un proveedor de servicios externo para prestar un servicio de valor añadido o para respaldar una decisión crediticia.

Los datos no se ceden fuera del responsable del tratamiento ni para uso de sus colaboradores, salvo en asuntos relacionados con solicitudes de crédito, cobro de deudas o facturación, y cuando la ley así lo exija.

Los datos personales de la persona registrada se destruyen a petición del usuario, salvo que la legislación, las facturas pendientes o las actuaciones de cobro impidan la supresión de los datos.

Los datos del fichero no se transfieren de forma habitual fuera de la UE o del EEE. No obstante, es posible que en el tratamiento se utilicen proveedores de servicios situados fuera del EEE o que las nubes de los proveedores de servicios se encuentren fuera del EEE; en tal caso, la transferencia se basa en las cláusulas contractuales tipo (CCT) y se aplican garantías adicionales, como instrucciones internas (sobre seudonimización de datos personales y medidas similares) y, cuando la situación lo requiere, una evaluación de impacto de la transferencia (TIA).

Cuando la organización que trata los datos personales se ha adherido al Marco de Protección de Datos UE-EE. UU. (DPF), dicho marco se utiliza como base de la transferencia mientras esté en vigor.

Los datos de contacto recogidos en el uso del fichero conforme a su finalidad y otros documentos que contienen datos de clientes tratados manualmente se conservan, tras su tratamiento inicial, en instalaciones de almacenamiento cerradas con llave y protegidas frente a incendios. Únicamente los empleados designados que han firmado un compromiso de confidencialidad están facultados para tratar los datos de clientes almacenados manualmente.

En la protección y el tratamiento de los datos del fichero se observan las disposiciones y los principios de la normativa de protección de datos, las instrucciones de las autoridades y las buenas prácticas en el tratamiento de la información.

Únicamente los empleados designados de la organización y de las empresas que actúan por su cuenta están facultados para utilizar el fichero de contratos y mantener sus datos. Cada usuario designado dispone de un nombre de usuario y una contraseña personales. Cada usuario ha firmado un compromiso de confidencialidad.

El sistema está protegido por un cortafuegos que protege el sistema frente a conexiones procedentes del exterior.

En la protección y el tratamiento de los datos del fichero se observan las disposiciones y los principios de la normativa de protección de datos, las instrucciones de las autoridades y las buenas prácticas en el tratamiento de la información.

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El interesado tiene derecho a comprobar qué datos suyos figuran en el fichero. La solicitud de acceso debe realizarse desde una dirección de correo electrónico identificable al punto de contacto del responsable del tratamiento.

El interesado tiene derecho a oponerse al tratamiento y a la cesión de sus datos con fines de publicidad directa, venta a distancia y marketing directo, así como para estudios de mercado y de opinión, dirigiéndose al punto de atención al cliente del responsable del tratamiento.

El interesado tiene derecho a transferir sus propios datos de un sistema a otro.

La solicitud de portabilidad debe realizarse desde una dirección de correo electrónico identificable al punto de contacto del responsable del tratamiento.

Los datos personales del fichero que resulten inexactos, innecesarios, incompletos o desactualizados para la finalidad del tratamiento deberán rectificarse, suprimirse o completarse.

La solicitud de rectificación debe realizarse desde una dirección de correo electrónico identificable al punto de contacto del responsable del tratamiento.

En la solicitud debe especificarse qué datos se solicita rectificar y por qué motivo. La rectificación se lleva a cabo sin dilación.

La rectificación de un error se comunica a la parte de la que se obtuvieron los datos incorrectos o a la que se cedieron los datos. Si se deniega una solicitud de rectificación, la persona responsable del fichero emite una declaración por escrito en la que se indican los motivos de la denegación. La persona interesada puede someter la denegación a la resolución de la autoridad de control en materia de protección de datos.

El interesado tiene derecho a solicitar la limitación del tratamiento, por ejemplo si los datos personales que constan en el fichero son inexactos. Los contactos deben realizarse desde una dirección de correo electrónico identificable al punto de contacto del responsable del tratamiento.

El interesado tiene derecho a solicitar los datos personales que le conciernen, así como a solicitar la rectificación o la supresión de sus datos personales. Las solicitudes deben realizarse desde una dirección de correo electrónico identificable al punto de contacto del responsable del tratamiento.

Si actúa como persona de contacto de una empresa u organización, sus datos no podrán suprimirse durante este periodo.

Si considera que el tratamiento de sus datos personales ha infringido el Reglamento General de Protección de Datos, tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control.

También puede presentar la reclamación en el Estado miembro en el que tenga su residencia habitual o su lugar de trabajo.

Los datos de contacto de las autoridades de control son: Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid, tel. 901 100 099 / 912 663 517, www.aepd.es. Dado que el responsable del tratamiento opera también en Finlandia, la reclamación puede presentarse asimismo ante la Oficina del Defensor de la Protección de Datos (Tietosuojavaltuutetun toimisto), Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, apartado de correos 800, 00531 Helsinki, tel. +358 29 566 6700, tietosuoja@om.fi, www.tietosuoja.fi.

El interesado tiene derecho a oponerse a la cesión y al tratamiento de sus datos con fines de publicidad directa y otras acciones de marketing, a exigir la anonimización de los datos cuando proceda y a ser olvidado por completo una vez extinguido el contrato.